Scudo Solutions Oy | +50k projektia | +20Mrd (€) arvosta ohajattuja projekteja | +250 vuotta henkilöstön yhteenlaskettu kokemus vuosina
Pääset tutustumaan tässä jutussa hieman syvällisemmin sitoutunut kustannus -käsitteeseen ja tämä juttu onkin jatkumoa viime viikon lyhyeeseen Scudoway-oppaaseemme – kuinka kustannusohjata menestyksekkäästi projektejaan. Tämä juttu käsittelee sitoutuneiden kustannusten merkitystä projektinhallinnassa, niiden seurantaa ja hallintaa sekä siihen liittyviä haasteita.
Johdanto
Olemme törmänneet suomalaisessa projektiliiketoiminnassa liian usein sitoutuneiden kustannusten käsitteelliseen olemattomuuteen tai että asiakkaan nykyiset järjestelmät eivät tue sitä. Se on sangen omituista, koska sitoutunut kustannus on yksi keskeisimpiä käsitteitä ja vaikuttavimpia tekijöitä projektin kustannusohjauksessa.
Sitoutunut kustannus (committed cost) on keskeinen käsite projektinhallinnassa ja sen kustannusohjauksessa, mikä auttaa projektipäälliköitä ja taloushallinnon ammattilaisia seuraamaan ja hallitsemaan projektiin jo sitoutuneita, mutta vielä toteutumattomia kustannuksia.
Sitoutuneen kustannuksen käsite
Sitoutunut kustannus tarkoittaa kustannusta, joka on syntynyt sitoumuksesta, kuten allekirjoitetusta sopimuksesta tai tilauksesta, mutta jota ei ole vielä maksettu tai kirjattu kuluksi. Nämä kustannukset ovat projektin aikana tehtyjä sitoumuksia, jotka vaikuttavat tuleviin rahavirtoihin ja budjettiin.
Merkitys
Sitoutuneilla kustannuksilla on useita tärkeitä merkityksiä projektinhallinnassa
- Budjetin hallinta: Sitoutuneiden kustannusten seuranta auttaa varmistamaan, että projekti pysyy budjetissa ja välttämään ylityksiä.
- Taloussuunnittelu: Ne tarjoavat tarkan kuvan tulevista maksuvelvoitteista, mikä helpottaa talouden suunnittelua ja kassavirran hallintaa.
- Riskien hallinta: Sitoutuneiden kustannusten tunnistaminen ja seuranta auttavat hallitsemaan projektin taloudellisia riskejä.
- Suorituskyvyn arviointi: Sitoutuneet kustannukset tarjoavat indikaattoreita projektin edistymisestä ja resurssien käytöstä suhteessa budjettiin ja ennusteeseen.
- Luotettavan kokonaiskuvan saavuttaminen: Ilman sitoutuneita kustannuksia projektin on käytännössä mahdotonta ymmärtää ja muodostaa tarkkaa kokonaiskuvaa projektin kokonaiskustannustasosta ja edistymästä. Ja toisaalta pelkän kustannustoteuman seurannalla synnytetään usein hyvin virheellinen kuva projektin kustannusten kehittymisestä suhteessa budjettiin esimerkiksi ajan funktiossa.
Seuranta ja hallinta
Sitoutuneiden kustannusten seuranta ja hallinta on keskeinen osa projektinhallintaa ja se voidaan toteuttaa useilla menetelmillä
- Sopimus- ja tilausseuranta: Kaikki projektin aikana tehdyt sopimukset ja tilaukset kirjataan keskitetysti ja seurataan tarkasti.
- Kustannusten ennustaminen: Ennusteiden ja tilausten maksuerät (kassavirtaennustaminen) päivitetään säännöllisesti myös sitoutuneiden kustannusten perusteella, jotta projekti pysyy ajan tasalla taloudellisesta tilanteestaan.
- Integroitu projektinhallintaohjelmisto: Nykyaikaiset projektinhallintaohjelmistot voivat auttaa seuraamaan sitoutuneita kustannuksia reaaliajassa ja tarjoamaan ajantasaisia raportteja. Tämä edellyttää helpon ja tehokkaan integraation yleensä taloushallinto- ja ERP-järjestelmiin.
- Kustannusten valvonta ja tarkastus: Säännölliset tarkastukset ja valvonta varmistavat, että sitoumukset ovat linjassa projektin budjetin ja tavoitteiden kanssa.
Haasteet
Sitoutuneiden kustannusten hallinta voi kohdata useita haasteita, jotka on otettava huomioon projektinhallinnassa:
- Tietojen saatavuus ja tarkkuus: Reaaliaikaisten tarkkojen sitoutuneiden kustannusten kerääminen ja summaaminen useiden eri hankkeiden suhteen voi olla haastavaa, koska tieto on hajallaan useissa eri järjestelmissä tai niitä ei päivitetä ajantasaisesti, mikä aiheuttaa esimerkiksi johdolle suuria hankaluuksia saada näkyvyyttä kaikkiin hankkeisiin ja täten kokonaisuuteen.
- Sopimusmuutokset: Projektin aikana tehtävät sopimusmuutokset voivat vaikeuttaa sitoutuneiden kustannusten seurantaa ja ennustamista, koska niitä ei dokumentoida riittävällä tarkkuudella ja ajantasaisesti. Näin tilaussumman (sitoutunut kustannus) vertaaminen budjettiin on hyvin haastavaa.
- Monimutkaisuus: Suurten ja monimutkaisten projektien sitoutuneiden kustannusten hallinta voi olla erityisen haastavaa ja aikaavievää, ja se vaatii selkeitä prosesseja ja järjestelmiä.
- Kommunikaatio: Tehokas viestintä kaikkien sidosryhmien välillä on välttämätöntä, jotta sitoutuneet kustannukset voidaan hallita tehokkaasti ja kuinka voidaan tarjota eri sidosryhmille reaaliaikaista kustannustietoa päätöksenteon ja projektin ohjaamisen tueksi.
- Järjestelmät ja integraatiot: Useat markkinoilla olevat talous- ja ERP-järjestelmät eivät tue sitoutuneiden kustannusten käsitettä ja prosessia projektia palvelevalla tavalla ja siksi ne jäävätkin usein riittämättömälle ylätasolle projektissa. Lisäksi integraatiot eri järjestelmien välillä ovat valitettavan usein aikaa vieviä ja maksavat valtavasti ollen lopulta ikuinen prosessi ja valmista ei synny.
Johtopäätökset
Sitoutunut kustannus on kriittinen osa projektinhallintaa, joka auttaa varmistamaan projektin taloudellisen kurinalaisuuden ja ennustettavuuden. Tehokas sitoutuneiden kustannusten seuranta ja hallinta edellyttävät tarkkoja prosesseja, ajantasaisia tietoja ja tehokkaita viestintäkäytäntöjä. Haasteistaan huolimatta sitoutuneiden kustannusten hallinta on välttämätöntä projektin onnistumisen ja taloudellisen hallinnan kannalta.
Muun muassa sitoutunutta kustannusta ei voi hallita ilman kehittynyttä kustannusohjauksen ohjelmistoteknologiaa ja tehokasta integraatiota eri järjestelmien välillä, koska ajatasaisuus, läpinäkyvyys ja helppo pääsy tietoon vaativat keskitetyn ja helppokäyttöisen kustannusohjauksen järjestelmän.
Kohti menestyksekästä kustannusohjausta
Meillä Scudossa sitoutuneet kustannukset ovat yksi keskeisimmistä ydintoiminnoista, koska Scudo Pro -pilvipalvelu on juuri kehitetty projektin ja -portfolion kustannusohjaukseen. Tuotteemme kehittäjät ja projekti-ihmiset tuntevat jo aikaisemman työhistoriansa perusteella projektiliiketoiminnan haasteet ja osa heistä onkin akkreditoituja projektiammattilaisia, joten edellä mainitun myötä me osaamme kehittää Scudo Pro -pilvipalvelua juuri projektien tarpeisiin. Teemme lisäksi viikoittain integraatiota eri järjestelmien välillä ja meillä nämä ovat rahallisesti merkityksettömän pieniä investointeja asiakkaillemme kestäen yksittäisiä päiviä. Olemme tehneet 100+ menestyksekästä integraatiota vuosien varrella.
Asiantuntijamme kertovat mielellään lisää sitoutuneista kustannuksista ja monista muista kustannusohjauksen tärkeistä näkökulmista, jotta sinäkin voisit ohjata projektisi budjettiin ja saavuttaa parempaa taloudellista menestystä organisaatiollesi.
Kesäistä juhannusta!
Terveisin scudolaiset
Lähteet
Scudo Solutions Oy -materiaalit ja oma tutkimus.
Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide). Sixth Edition. Project Management Institute.
Kerzner, H. (2013). Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. John Wiley & Sons.
Fleming, Q. W., & Koppelman, J. M. (2016). Earned Value Project Management. Fourth Edition. Project Management Institute.