Scudo Solutions Oy | +50k projektia | +20Mrd (€) arvosta ohajattuja projekteja | +250 vuotta henkilöstön yhteenlaskettu kokemus vuosina
Voit tutustua tässä jutussa syvällisemmin ennustaminen-käsitteeseen ja tämä juttu on jatkumoa parin viikon takaiseen lyhyeen Scudoway-oppaaseemme – kuinka kustannusohjata menestyksekkäästi projektejaan.
Johdanto
Oletko sinä törmännyt suomalaisessa projektiliiketoiminnassa liian usein Excel-ennustamisen vaikeuteen ja epämääräisyyteen, ennusteita ei laadita, saati ylläpidetä ja johdeta tai että nykyiset järjestelmät eivät tue ennustamista projektin tarkkuustason vaatimalla tasolla?
Me olemme ja mielestämme tämä on omituista, koska vain ennustamalla voimme varmistaa projektin taloudellisesti menestyksekkään lopputuloksen. Tämä juttu käsitteleekin nyt tarkemmin ennustamisen merkitystä projektinhallinnassa, sen teoreettisia lähtökohtia, menetelmiä ja haasteita sekä käytännön sovelluksia.
Talouden ennustamisen käsite
Talouden ennustaminen on keskeinen osa projektinhallintaa auttaen varmistamaan projektin taloudellisen menestyksen ja resurssien tehokkaan käytön. Ennustaminen prosessina kattaa kustannusten, tulojen ja kassavirran ennustamisen sekä budjettien laatimisen ja tarkistamisen. Käytännössä se tarkoittaa prosessia, jossa arvioidaan tulevia taloudellisia tapahtumia ja niiden vaikutuksia projektiin kustannusten, tulojen, kassavirran ja budjettien ennustamisen näkökulmista, jotta projektipäälliköt voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä ja varmistaa projektin taloudellisen onnistumisen.
Tavoitteet
Kustannusohjauksen tarkoitus on ohjata projekti kohti asetettua tavoitetta, yleensä budjettia. Ennustaminen on ohjaavin tekijä sen toteuttamiseksi ja sen päätavoitteet voidaankin jakaa seuraavasti; kustannusten hallinta ennustaa projektin kustannuksia varmistaen, että ne pysyvät budjetissa, tulojen ennustaminen arvioi projektista odotettavissa olevia tuloja ja niiden ajoituksia, kassavirran hallinta, joka ennustaa kassavirtoja varmistaen, että projektilla on riittävästi likvidejä varoja kaikkina aikoina, budjettien laatiminen ja tarkistaminen eli laatia realistiset budjetit ja päivittää niitä tarvittaessa projektin edetessä ja informaatio ja keskeiset sidosryhmät, jotta kaikki edellä mainitut tavoitteet pysyvät kontrollissa vaatien kaikkien keskeisten sidosryhmien sitoutuneisuutta ja informointia ajantasaiseen ja keskitettyyn tietoon.
Teoreettiset lähtökohdat
Projektintalouden ennustaminenkin perustuu useisiin eri teorioihin, joita sovelletaan käytännön tasolla projekteissa. Teorioina ja menetelminä voidaankin mainita muun muassa taloushallinnan teoriat, tilastolliset menetelmät ja riskienhallintateoriat. Taloushallinnan lähtökohdiksi voidaan asettaa budjetointi ja kustannuslaskenta, jotka ovat keskeisiä teorioita talouden ennustamisessa, tilastolliset menetelmät, kuten aikasarja-analyysi ja regressioanalyysi auttavat ennustamaan tulevia taloudellisia tapahtumia historiallisten tietojen perusteella ja riskienhallinnan teoriat ja menetelmät auttavat ennakoimaan ja hallitsemaan taloudellisia riskejä ja epävarmuuksia.
Menetelmät
Talouden ennustamiseen projektinhallinnassa käytetään useita menetelmiä ja työkaluja, jotka auttavat arvioimaan projektin taloudellista kehitystä seuraavasti; budjetointi on keskeinen talouden ennustamisen menetelmä, jossa laaditaan yksityiskohtaiset taloudelliset suunnitelmat projektin kaikille osa-alueille, Earned Value Management (EVM), jossa EVM-menetelmä yhdistää aikataulun ja kustannusten hallinnan arvioimalla projektin edistymistä suhteessa suunniteltuun budjettiin ja aikatauluun, aikasarja-analyysi, joka käyttää historiallisia tietoja ennustamaan tulevaa taloudellista kehitystä menetelmän soveltuen erityisesti säännöllisesti toistuviin projekteihin, Monte Carlo -simulointi, joka käyttää satunnaisotantaa ja todennäköisyysjakaumia ennustamaan projektin eri skenaarioita ja niiden todennäköisyyksiä ja kassavirta-analyysi, joka ennustaa tulevia kassavirtoja varmistaen, että projektilla on riittävästi likvidejä varoja kaikkina aikoina.
Haasteet
Projektitalouden ennustaminen ei tee poikkeusta muiden kustannusohjauksen toimintojen kanssa ollen hyvinkin haastavaa ilman oikeita työkaluja, prosesseja ja johtamista ja muun muassa seuraavia haasteita voidaan tunnistaa, joilla on keskeinen vaikutus ennusteiden tarkkuuteen ja luotettavuuteen.
Reaaliaikaisten ja tarkkojen tietojen kerääminen, päivittäminen ja verifiointi voivat olla hyvin haastavia heikentäen ennusteiden luotettavuutta, projektin aikana tapahtuvat muutokset voivat vaikuttaa ennusteisiin ja niiden huomioiminen edellyttää joustavia ennustemenetelmiä ja proaktiivista reagointia heti niiden ilmaannuttua ja toisaalta suunnitelmallisuutta etukäteen, jottei niitä pääsisi syntymään, suurten ja monimutkaisten projektien talouden ennustaminen voi olla erityisen haastavaa vaatien edistyneitä menetelmiä ja työkaluja, koska mittakaavan kasvaessa esimerkiksi sidosryhmien määrä kasvaa samassa suhteen tuoden omat haasteensa, projektitiimin ja sidosryhmien käyttäytyminen ja päätökset voivat vaikuttaa oleellisesti ennusteisiin ja niiden ennakointi on vaikeaa.
Lopulta kaikkeen edellä mainittuun vaikuttava tekijä ovat järjestelmät ja niiden väliset integraatiot, koska liitutaulu tai tupakka-askin kansi eivät ole nykyaikaisia ja tehokkaita tapoja ennustaa. Valitettavan useat markkinoilla olevat talous- ja ERP-järjestelmät eivät ole suunniteltuja projektien talouden ennustamisen työkaluiksi riittävällä tarkkuustasolla ja toisaalta integraatiot eri järjestelmien välillä (esimerkiksi talous –><– projektinhallinta) ovat puutteellisia tai niitä ei ole lainkaan aiheuttaen paljon manuaalista työtä, turhia virheitä ja ihmisten turhautuneisuutta.
Johtopäätökset
Talouden ennustaminen on keskeinen osa kustannusohjaamista ja siten projektinhallintaa, mikä auttaa varmistamaan projektin taloudellisen menestyksen ja resurssien tehokkaan käytön. Lisäksi ennusteiden hyödyntäminen niin sanottuna organisaation oppimiskäyränä antaa loistavan mahdollisuuden organisaatiolle oppia aikaisemmista projekteista (mahdollisuudet/haasteet) kohti seuraavia. Toisin sanoen samoja virheitä ei tarvitse tehdä uudestaan.
Teoreettiset lähtökohdat ja käytännön toteuttamismenetelmät tarjoavat työkaluja taloudellisten tapahtumien ennustamiseen ja hallintaan kohti menestynyttä projektitaloutta ja haasteistaan huolimatta tehokas talouden ennustaminen voi merkittävästi parantaa projektin hallintaa ja siten suorituskykyä koko organisaation taloudelle. Hyödyntämällä keskitettyä reaaliaikaista tietoa eri järjestelmistä voimme varmistaa kaikille sidosryhmille ajantasaisen tiedon päätöksenteon tueksi ja toisaalta antaa aikaa reagoida tarvittavalla tavalla, jotta asetettuihin budjetteihin voidaan päästä.
Tässä(kin) kehittyneet tietojärjestelmät auttavat merkittävällä tavalla, eli Excelit eivät viuhu sähköposteissa ja liitutaulua ei tarvitse sotkea kustannuskomitean kesken, koska päivittynyt ja ajantasaisen tieto on kaikkien tahojen käytettävissä ja ennustetta pidetään ajan tasalla, jolloin tiedämme aina, millaiseen taloudelliseen lopputulokseen projektimme ovat päätymässä.
Kohti menestyksekästä kustannusohjausta
Vaikka ennustaminen onkin tarkkaa, monille hyvinkin haastavaa ja ylipäätänsä todella tärkeää meille kaikille, niin se voi kuitenkin olla helppoa, mukavaa ja ei niin paljon työtä vaativaa.
Meillä Scudossa ennustaminen on yksi keskeisimmistä ydintoiminnoista, koska Scudo Pro on juuri kehitetty projektin ja -portfolion kustannusohjaukseen. Tuotteemme kehittäjät ja projekti-ihmiset tuntevat jo aikaisemman työhistoriansa perusteella projektiliiketoiminnan haasteet ja osa heistä onkin akkreditoituja projektiammattilaisia, joten edellä mainitun myötä me osaamme kehittää Scudo Pro -pilvipalvelua juuri projektien tarpeisiin. Teemme lisäksi viikoittain integraatiota eri järjestelmien välillä ja meillä nämä ovat rahallisesti merkityksettömän pieniä investointeja asiakkaillemme kestäen yksittäisiä päiviä. Olemme tehneet 100+ menestyksekästä integraatiota vuosien varrella.
Anna asiantuntijoidemme kertoa sinulle lisää projektien talouden ennustamisesta ja monista muista kustannusohjauksen tärkeistä näkökulmista, jotta sinäkin voisit ennustaa ja ohjata projektisi budjettiin ja saavuttaa parempaa taloudellista menestystä organisaatiollesi.
Lämmintä kesää!
Terveisin scudolaiset
Lähteet
Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide). Sixth Edition. Project Management Institute.; Kerzner, H. (2013). Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. John Wiley & Sons.; Meredith, J. R., & Mantel, S. J. (2012). Project Management: A Managerial Approach. John Wiley & Sons.; Vanhoucke, M. (2012). Project Management with Dynamic Scheduling: Baseline Scheduling, Risk Analysis and Project Control. Springer; Scudo Solutions Oy:n oma empiirinen tutkimus ja materiaalit.