Analyyttinen yhteistyön alku
Yhteistyö alkoi projektiliiketoiminnan teknologisten ja prosessuaalisten haasteiden ja tavoitteiden analyyttisella määrittelemisellä ja kuinka Scudo Pro -pilvipalvelu voisi auttaa Spondan kiinteistöliiketoiminnan projektien ja koko projektiportfolion kustannushallinnassa.
Merkityksellisiä näkökulmia olivat muun muassa budjetointi, ennustaminen ja pilvipalvelun asemointi Spondan täsmälliseen ja tarkkaan raportointikulttuuriin sekä projektien helppoon ja tehokkaaseen kustannushallintaan.
Keskusteluissa keskityttiin nykyhaasteiden ja tulevaisuuden tavoitetilan tilannekuvaan, ja tavoitteena oli tuottaa mahdollisimman paljon asiakasarvoa jo arvonluontiprosessin alkuvaiheessa.
“Kiitos nopeasta kuittauksesta ja täydellisestä vastauksesta, jopa päivän etuajassa.”, Mika Heiska, Head of PMO, Sponda Real Estate Oy.
Jo alkuvaiheessa Scudo panosti asiantuntevaan ja asiakaslähtöiseen palveluun sekä halusi tarjota arvoa Spondan eri käyttäjätasoille – jopa ylittää asetetut odotukset. Asiakasarvoa luotiin yhdessä.
Nopea käyttöönotto
Sopimuksellisten keskustelujen jälkeen suunniteltiin yhdessä tuleva Scudon käyttöönotto Spondan toiveet ja tavoitteet huomioiden.
Spondalla oli selkeä tavoitetila kehittyneelle pilvipalvelulle niin liiketoiminnan prosessiensa kuin IT-arkkitehtuurinsakin osalta. Edellä mainitun lisäksi Scudoon jatkokehitettiin muutamia lisätoiminnallisuuksia, jotka yhdessä Scudon perustoiminnallisuuksien kanssa tukevat Spondan liiketoimintaa.
Tavoitteena olikin, että kaikki käyttöönoton yksityiskohdat ja muutamat kehitettävät lisäominaisuudet tuli olla tehtyjä ja testattuja hyvissä ajoin ennen kuin Scudo menisi liveksi Spondan tuotannossa. Lomakausi ei haitannut käyttöönoton prosessia, koska sen aikana Scudo pystyi määrittelemään varsinaisen käyttöönoton ja lisäkehittämään nopeasti Spondan määrittelemät uudet kehitystoiveet ja prosessitarpeet.
“Scudo kuunteli ja haastoi meitä sivistyneellä tavalla oman toimintamme kehittämiseksi, toteutti kaikki lupaamansa työt todella hienosti ja ammattitaitoisesti vieläpä varsin kustannustehokkaasti.”, Ville Latva-Käyrä, Head of Business Technology, Sponda Real Estate Oy.
Kehityssuunnitelma laadittiin yhdessä aikataulun ollessa haastava, mutta samalla toteutettavissa. Scudo toteutti kaikki käyttöönoton tehtävät, uudet lisätoiminteet ja hienosääti nykyistä Scudo-käyttöliittymää Spondan toiveiden mukaiseksi käymällä niitä säännöllisesti läpi Spondan tuotannon kanssa. Joustavuus ja Spondan toiveiden huomioiminen olivat lähtökohtia, ja tässäkin kohdassa asiakasarvoa luotiin yhdessä.
Helppo tuotantoon siirtyminen aikataulussa
Kun käyttöönottovaihe oli suoritettu, niin koko ajan oli valmistauduttu varsinaiseen ”yliheittoon”, Spondan tuotantovaiheeseen. Käytännössä tämä tarkoitti uusien budjettien laatimista ja ennustamisen aloittamista Scudossa, toisin sanoen siirtymistä proaktiiviseen ja pilvipohjaiseen projektien ja portfolion kustannushallintaan. Kuten muissakin projektin vaiheissa, niin tässäkin prosessivaiheessa asioita vietiin yhdessä läpi scudomaisella tavalla koko ajan analysoiden, pitääkö jotain kehittää, toimiiko jokin ja jos ei toimi, niin miten saadaan toimimaan. Sponda oli koko ajan tietoinen prosessin etenemisestä ja tämä olikin yksi keskeisiä tekijöitä projektin tiukkojen tavoitteiden toteutumiselle.
Spondan ja Scudon yhteistyössä ratkaisevaa oli molempien osapuolten kyky mahdollistaa asiakasarvon syntyminen. Scudo toi projektiin osaamista ja valmiuden tuottaa arvoa, mutta yhtä tärkeää oli Spondan rooli luoda edellytykset tälle. Tämä osoittaa, että onnistuneessa IT-projektissa keskeistä on sekä toimittajan että asiakkaan yhteinen panos – avoimuus ja yhteistyö ovat edellytys tehokkaalle, nopealle ja kustannustehokkaalle lopputulokselle.
”Scudo–tiimin työskentely on tehnyt minuun suuren vaikutuksen ja ylittänyt selvästi odotuksemme projektin suhteen. On ilo kertoa eteenpäin tätä ilosanomaa.”, Mika Heiska, Head of PMO, Sponda Real Estate Oy.
Entistä menestyneempi tulevaisuus kehittyneen teknologian avulla
Scudo on nyt tuotannossa ja tukee Spondan päivittäistä toimintaa. Tulevaisuuden kehitystoiveitakin on jo määritelty tukemaan kestävämpää projektien ja portfolion kustannushallintaa.
”Scudo saa arvosanan 5 skaalalla 1–5, ehkä enemmänkin voisi antaa. Olemme todella tyytyväisiä Scudoon ja koko projektin läpivientiin.”, Ville Latva-Käyrä, Head of Business Technology, Sponda Real Estate Oy.
Teknologia voi siis todellakin auttaa asiakasta, kun asiakkaan aidosti määritelty tavoitetila ja motivoituneet vastuuhenkilöt kohtaavat kehittyneen teknologian. Samalla voinee myös todeta, että ilman asiantuntevia, asiakkaan liiketoiminnan ymmärtäviä ja asiakkaistaan välittäviä projektien ja kustannusohjauksen ammattilaisia pelkkä teknologia ei tee ketään autuaaksi.
“It takes 2 to tango.”
Sponda Oy – Toimitilojen ammattilainen, joka omistaa, vuokraa ja kehittää toimisto-, liiketila- ja kauppakeskuskiinteistöjä Suomen suurimmissa kaupungeissa ja kasvukeskuksissa.
Scudo Solutions Oy on suomalainen projektien ja kustannusten hallintaan erikoistunut ohjelmistoyritys vuodesta 2012 alkaen. Yli 20 miljardin euron ja 50 000 kustannusohjatun projektin sekä yli 4 000 tyytyväisen käyttäjän kokemuksella tarjoamme asiakkaillemme syvällistä osaamista ja kehittyneitä ohjelmistoratkaisuja projektien kustannushallintaan. Scudo Pro on helppo, moderni ja jatkuvasti kehittyvä pilvipalvelu, jonka käyttämisestä asiakkaamme pitävät (CRR yli 95 %).
